L’information que vous vous apprêtez à inscrire peut être effective immédiatement, comme elle peut être effective dans le passé ou le futur. C’est la raison pour laquelle vous voyez apparaître un calendrier dès que vous appuyez sur le bouton “+” de la barre de tâches.
Après avoir inscrit la date de prise d'effet du changement, vous devez identifier le motif du changement. Ce dernier permettra de retracer plus facilement les modifications apportées au dossier de l'employé lorsque vous naviguerez à l'intérieur de l'historique de son dossier.
Les motifs de changement sont :
Nouvel Employé : À utiliser uniquement lorsqu’un employé est inscrit au système et que son admissibilité sera ultérieurement déclenchée manuellement. Lorsque cet événement surviendra, il passera de “Nouvel Employé” à “Adhésion (nouvelle)”.
Adhésion (Nouvelle) : Vous pouvez utiliser ce motif dans 2 cas distincts.
Si le traitement de l’admissibilité est automatisé en fonction de la date d’embauche.
Si l’admissibilité est “manuelle”, et qu’un “Nouvel Employé” devient admissible à l’assurance.
Changement Admissibilité : À utiliser lorsque vous désirez modifier manuellement l’admissibilité d’un employé. Par exemple, même si le contrat prévoit 3 mois d’attente avant qu’un employé soit admissible à l’assurance, vous pourriez vouloir rendre votre nouveau vice-président admissible dès la fin du premier mois travaillé.
Changement Couverture : À utiliser lorsqu'un employé change de couverture (par exemple de l'Individuel à Familial). Effectuez le changement à l'intérieur de l'onglet "Détail Assurance", dans la section "Couvertures".
Vous l'utilisez également lors d'un changement de souscription d'assurance facultative.
Dans un tel cas, assurez-vous que le champ de la garantie concernée (VFA, VFC, VFE, DFA ou DFP) a la valeur "O" dans la section "Couverture" de l'onglet "Détail Assurance"; puis, inscrivez la valeur du nombre d'unités achetées dans la section "Facultatif", ainsi que le statut fumeur ou non-fumeur.
Changement État Emploi : À utiliser lorsque l'état d'emploi de l'employé change.
Changement Plan Flexible : À utiliser lorsqu'un plan flexible est offert à l'employé et que ce dernier désire effectuer un changement. Dans un tel cas, effectuez le changement dans la section "Flexible" de l'onglet "Détail Assurance".
Changement Location : À utiliser si un employé change de division, de classe ou encore de module d'assurance.
Changement Preuves : À utiliser lorsqu'un employé excède les montants alloués sans preuves d'assurabilité relativement à certaines garanties et que des preuves médicales sont transmises à l'assureur, ou encore qu'une réponse est reçue de ce dernier.
Inscrivez les renseignements appropriés dans la section "Preuves" de l'onglet "Détail Assurance".
Changement Province : La province de résidence de l'employé a un effet direct sur la fiscalité des contributions de l'employeur. Si un employé change de province de résidence, vous inscrivez cette dernière dans la section "Salaire et Admissibilité" de l'onglet "Détail Assurance".
Changement Salaire : À utiliser si l'employé change de salaire assurable. Inscrivez sa rémunération annuelle dans la section "Salaire et Admissibilité" de l'onglet "Détail Assurance".
